接下來的一段時間里，除了做好霍然安排的日常工作之外，一旦有些空閑的時間，甄小樂就在那一堆堆陳年文件里翻來翻去。她一邊翻閱著文件，還一邊在電腦上敲敲打打，好像在記錄和整理著什么重要的東西。
霍然偶爾也會奇怪，自己最近并沒有給甄小樂安排什么繁重的工作，為什么她每天似乎有很多忙不完的事情。
不過，看著她每天斗志昂揚、精神抖擻，而且也沒有耽誤正常工作，他便也沒有再細問。
只是，最近不是很忙的霍然漸漸養(yǎng)成了一個“壞習慣”，就是當他盯著文件或電腦看累了的時候，總是會不自覺地抬眼看看玻璃墻外的甄小樂，看著她在那里翻閱紙張、敲打電腦、思索問題、喝著咖啡，就仿佛在學校的老教室里，他坐在她的身邊，看著她翻閱書籍、抄寫筆記、繪制圖紙、喝著枸杞紅棗茶……
他就這樣恬靜地看著她，思緒飄進過往，都未察覺，甄小樂已經(jīng)走進自己的辦公室，站在了自己身旁。
“霍總？”甄小樂一臉蒙圈地看著發(fā)呆的霍然。
“??？”霍然回過神來：“哦，什么事？”
“我想……我想請讓您看看這個?！?p> 甄小樂將自己一個多月埋頭苦干奮斗的成果遞到了霍然的辦公桌上。
“《文件管理辦法》？”霍然接過文件，看了看標題。
“是的！”
看著一臉茫然的霍然，甄小樂對自己的勞動成果做出進一步的解釋。
“雖然公司在三年前就印發(fā)了公文處理規(guī)范，但因其內(nèi)容只是對公文的處理程序做了大綱性的規(guī)定，并沒有細化到具體環(huán)節(jié)，所以可操作性不強。對于印章使用、借閱登記、存檔管理等事項，雖然也各自印發(fā)過相關的管理規(guī)范，但并不形成體系，部分規(guī)范甚至存在銜接脫節(jié)的問題?！?p> 甄小樂站在霍然身邊，看著自己的文件，不慌不忙地道來。
“另外，那時候公司還沒有像今天這樣高頻率的使用內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)處理文件，所以舊版規(guī)范里面對內(nèi)部系統(tǒng)文件處理程序及權責、電子印章的使用、電子文檔的批閱、存檔、共享及信息安全管理等的規(guī)定近乎空白?！?p> 甄小樂一字一句、清清楚楚地說明著制定這份文件的必要性。
“由于規(guī)范不具體、內(nèi)容滯后，又沒有形成完善的體系，導致各部門在處理公文的時候，一旦遇到問題或糾紛，僅憑經(jīng)驗辦理，造成文件處理程序混亂，責任落實不清等問題產(chǎn)生。所以，為了規(guī)范文件處理程序、明確責任、提高效率和可操作性，減少因文件管理中的紕漏而產(chǎn)生的錯誤和損失，個人建議修訂完善文件管理辦法。”
聽完了甄小樂的說明，霍然將手里的文件快速翻了一遍后，問道：“這里面有很多內(nèi)容是新提出的，你是如何考量這些管理辦法在我公司的可行性的？”
“首先，我對公司現(xiàn)行運行管理體制及業(yè)務流程體制進行了分析，并有針對性地收集整理了適應我們公司體制和利于業(yè)務辦理的公文處理管理辦法。而后，進一步結合我公司各部門的業(yè)務流程與成文或不成文的公文處理習慣，比對分析、細化落實后，整理出了現(xiàn)在的這份管理辦法?！?p> 霍然再次仔細地閱看了一遍甄小樂提交上來的這份文件，深思許久之后，下令：“提交會議議題申請吧，我們上會討論一下?！?p> “好噠！”甄小樂興奮無比：“謝謝霍總！”
甄小樂按照正常流程，在內(nèi)部系統(tǒng)上提交了會議議題申請，并將《文件管理辦法（征求意見稿）》作為附件一并上傳。
不過10分鐘，經(jīng)過綜合管理部的審核，具體的會議時間和開會地點已經(jīng)與甄小樂上傳的文件一同，出現(xiàn)在公司內(nèi)網(wǎng)的會議安排模塊里，供所有處室查閱。
另一邊，獨自坐在辦公室里的霍然，重新打開了甄小樂留在自己桌上的這份管理辦法草擬稿，這才仔細品味斟酌起來。
她這份代表綜合管理部提交上來的申請審閱的請示文件，雖然只有一頁半，但附在請示后作為附件的《文件管理辦法（征求意見稿）》卻是厚厚一套體系完整的管理辦法。它所涵蓋的內(nèi)容遠比剛才甄小樂所介紹的要豐富、完善、具體、明確、系統(tǒng)得多。
霍然字字句句認認真真地看著，絲毫不敢有所遺漏……
整整一套附件細讀下來，霍然也隨之思考出了這套管理辦法印發(fā)之后，公司內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)優(yōu)化升級、安全保密質(zhì)量提升、電子簽章技術應用、前后臺數(shù)據(jù)智能分析及共享等一系列程序的優(yōu)化簡化方案雛形。畢竟，這是一個數(shù)據(jù)的時代、智能的時代、共享的時代。
霍然整整花了1個多小時的時間才將這份文件斟酌完備。
他深舒一口氣，眼眸中閃著光亮，深情地看著玻璃墻外正在加緊修改會議用PPT的甄小樂。
其實，霍然有時候也會迷茫，她似乎還是那個她，可的確又不再是那個她。如今的她少了輕狂、多了內(nèi)斂，卻依舊如昔日那般堅韌執(zhí)著、無懼困苦。
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審議會議在當天下午如期召開，各部門主管和副主管們針對甄小樂提交的這份管理辦法作了細致的研究，并且展開了熱烈的討論。
“權限設定很明確，程序完備且成體系?！?p> “很符合公司業(yè)務管理需要?！?p> “按這樣的程序處理應該會變得更高效便捷?！?p> “文件借閱終于有明確的規(guī)定了，以后終于不用再為這些事情鬧得不愉快了?！?p> “……”
審議會議之前，霍然關于這份管理辦法的一切認同和肯定，在會議之中也如約而至。
經(jīng)過3個多小時的討論、調(diào)整、修改之后，甄小樂提出的《文件管理辦法（征求意見稿）》最終通過審議，會議同意印發(fā)。而隨著這份管理辦法的印發(fā)，瑞安規(guī)劃公司上下，正式進入了內(nèi)部改革階段。
優(yōu)化內(nèi)部外部系統(tǒng)功能、規(guī)范電子簽章應用、提升數(shù)據(jù)共享程度、鞏固系統(tǒng)安全性能，并根據(jù)項目資料處理流程的專業(yè)性、權限設定的特殊性、數(shù)據(jù)高度保密性等特性，單獨整理印發(fā)了規(guī)定詳細的公司項目資料的處理程序及管理辦法……
如火如荼的改革，從文件管理辦法的革新調(diào)整開始，進一步推進了瑞安內(nèi)部各類數(shù)據(jù)的高效處理和廣泛共享，大大提高了公司運行的效率，而嚴謹?shù)南到y(tǒng)管理制度，又保障了公司穩(wěn)定的運行。
這是霍然那時出差三個月的所學，也是他一直以來所希望進行的變革。只是還沒等他想好以什么為契機開展這次變革，甄小樂就這樣沖進了他的計劃，替他開了一扇門。
如此，整個春季與初夏，霍然的團隊就這樣在創(chuàng)新與忙碌中一晃而過。