使用電子郵件的禮儀

　　電子郵件的一個重要目的就是節(jié)省他人的時間。你平時的E-mail往來是否做到了這一點呢?通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，你將了解如何寫好E-mail，掌握寫好E-mail的方法。

　　如何寫好E-mail？電子郵件的一個重要的目的就是節(jié)省他人的時間，只把有價值的信息提供給需要的人。職員使用公司郵箱發(fā)送郵件，與私人郵箱有著很大的區(qū)別。寫E-mail就能看出一個人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人要想到收信人怎么樣看這封E-mail。接下來將從主題、正文、附件、接收回復(fù)郵件四個維度，來弄清楚怎么樣寫一封得體的郵件。

　　主題怎么樣寫？主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題。這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷郵件的重要程度。一定不能空白標(biāo)題，這樣是最失禮的。標(biāo)題要簡短，不宜太長，不要用Outlook……才能看完你的標(biāo)題。標(biāo)題能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不明的標(biāo)題，如“王先生收”。一封信盡可能只針對一個主題，不要在一封E-mail內(nèi)談及多件事情，以便日后整理。可以適當(dāng)使用大寫字母或特殊符號來突出主題，引起收件人的注意，但是要適度，不要隨便使用緊急之類的字眼?；貜?fù)對方郵件時，可以根據(jù)內(nèi)容需要修改標(biāo)題，不要“RERE”一大串。

　　來看看這兩個主題：1.Amazon.cn新春二月最新圖書推薦，4折起。2.通知，2017年度元旦和春節(jié)放假安排。總的來說，電子郵件的主題可以遵循what、when、where原則，用一個詞，一個短語，一個不超過35個字的短語來描述郵件的內(nèi)容。如果是面對客戶的郵件最好包含公司的名字（who）。

　　正文怎樣寫？1.Email正文要簡明扼要，行文通順。E-mail正文應(yīng)簡明扼要地說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)作摘要接受，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。2.注意E-mail的論述語氣，根據(jù)自己收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系、郵件時對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣，進(jìn)行論述，以免引起對方的不適，尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件需要轉(zhuǎn)發(fā)時，要謹(jǐn)慎客觀地評論別人的意見。3.正文多用要點列表，以清晰明確每個內(nèi)容，并且確保每個段落不要冗長。4.一次郵件交代完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全說清楚，不要過幾分鐘再發(fā)一封補充或更正的郵件。5.盡可能避免拼寫錯誤，注意使用拼寫檢查，這是對別人的尊重，也體現(xiàn)了你的態(tài)度。在發(fā)送郵件之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀多遍，檢查行文是否通順。6.合理提示重要信息，合理地使用加粗、顏色字體、加大字號等功能。7.合理使用圖片、表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或者討論性質(zhì)的郵件，單純用文字很難描述清楚，就要加上圖標(biāo)進(jìn)行闡述，那么收件人一定會表揚你的體貼。8.不要使用笑臉字符，這樣的商務(wù)郵件顯得太輕佻。

　　關(guān)于附件。附件是對郵件的正文進(jìn)行補充，但是附件不是你想加就加。在添加附件的時候需要注意這幾點：1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名。3.正文應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件的郵件。4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

　　郵件的回復(fù)與接收。接收與回復(fù)電子郵件時，通常應(yīng)注意以下幾點：第一應(yīng)當(dāng)定期查看收件箱，查看有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀或回復(fù)。第二應(yīng)當(dāng)及時回復(fù)工作郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時交流和工作的順利開展，若涉及較難處理的問題，可先回復(fù)發(fā)件人已收到郵件，再擇時另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。第三，若由于因公出差，或其他原因而未能及時打開收件箱查閱和回復(fù)，應(yīng)迅速補辦具體事宜，盡快回復(fù)，并向?qū)Ψ街虑浮?p>　　電子郵件是一種方便、快捷的通信方式，簡潔是電子郵件的靈魂。