一頁(yè)紙項(xiàng)目管理概述

　　　　這是一個(gè)周五的下午，眼看快要下班了，這時(shí)總經(jīng)理喬司打電話過(guò)來(lái)叫艾瑪?shù)阶约旱霓k公室，告訴她要在周一的早上向公司高層領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明S公司的項(xiàng)目進(jìn)展情況，喬司告訴艾瑪他需要一份項(xiàng)目概述，包含以下內(nèi)容：項(xiàng)目各個(gè)部分的交付可以按時(shí)、還是提前或滯后；每項(xiàng)主要任務(wù)的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)？艾瑪如何確保工作不超出項(xiàng)目預(yù)算；項(xiàng)目有沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；出現(xiàn)了哪些問(wèn)題；項(xiàng)目目前大體的進(jìn)展情況以及未來(lái)兩個(gè)月的走勢(shì)如何？

　　艾瑪走出喬司的辦公室后，心情十分低落，心想老板需要的這些信息簡(jiǎn)直就可以出一本書了，何況已經(jīng)快到周末了，哪里有充分的時(shí)間準(zhǔn)備，周一還要在大會(huì)上匯報(bào)。艾瑪一想到這些頭都大了。

　　如果你是艾瑪，你會(huì)怎么辦？周末兩天都郁悶在家里全力以赴寫出這樣一份洋洋灑灑的報(bào)告，還是直接放棄。這兩種方式都不是最好的解決方式，艾瑪應(yīng)該做的是向公司高層領(lǐng)導(dǎo)提供一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表格，所有必要的信息都可以用直觀而實(shí)在的圖表在一頁(yè)紙上展示出來(lái)，即使公司領(lǐng)導(dǎo)很忙、時(shí)間有限也能很快看明白。

　　一頁(yè)紙的項(xiàng)目管理表格（one page project manager）簡(jiǎn)稱OPPM，是為高層管理者準(zhǔn)備的一種工具或者說(shuō)是一份報(bào)告，這種工具之所以存在，是因?yàn)槲覀冋J(rèn)識(shí)到自己需要與高層管理者就項(xiàng)目情況進(jìn)行溝通，而不只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地說(shuō)一句“我們基本上在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)竣工了，我們還要激勵(lì)并確保各項(xiàng)任務(wù)所有者對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)?！?p>　　一頁(yè)紙項(xiàng)目管理用圖表和色彩將項(xiàng)目用高度可視的連鎖畫面描繪出來(lái)，它連接了各個(gè)組成部分，讓高層管理者能立刻明白所有主要的項(xiàng)目組成成分，包括時(shí)間和成本花費(fèi)以及各個(gè)組成部分的所有者是誰(shuí)，因?yàn)樗胸?fù)責(zé)人的名字都列在了文件上，管理者的動(dòng)力也自然就被激發(fā)出來(lái)了，于是無(wú)論誰(shuí)的工作做得出色都會(huì)顯示在圖表上，這樣管理者很快就能知道誰(shuí)是負(fù)責(zé)人，誰(shuí)值得獲得特別的及時(shí)的認(rèn)可。

　　項(xiàng)目的某個(gè)方面進(jìn)展不錯(cuò)時(shí)，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的這個(gè)部分的線條就是明亮的綠色，當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)方面超出了時(shí)間或是預(yù)算時(shí)，就會(huì)用鮮艷的紅色凸顯出來(lái)，模棱兩可的地方則是用黃色來(lái)標(biāo)明。

　　一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的一個(gè)與眾不同的亮點(diǎn)就是它會(huì)適度地忽略精確性，比如說(shuō)，我們利用這個(gè)工具創(chuàng)造的第一個(gè)項(xiàng)目，也就是在鹽湖城總部建造價(jià)值一億美金的自動(dòng)化分配中心這個(gè)項(xiàng)目中，計(jì)算機(jī)操作的起重機(jī)要從日本船運(yùn)過(guò)來(lái)，它們能否按時(shí)到達(dá)是我們最擔(dān)心的問(wèn)題。這種擔(dān)心部分是因?yàn)槁吠具b遠(yuǎn)，但還有一部分是因?yàn)?995年1月日本神戶大地震所引起的后果，它使歷時(shí)一年的項(xiàng)目晚了一個(gè)月，因?yàn)榈卣鹩绊懥嗽S許多多起重機(jī)組件到達(dá)的分配渠道。

　　管理者需要了解這些儀器能否按時(shí)到達(dá)，過(guò)程是否合乎預(yù)算以及由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)確保事態(tài)向好的方向發(fā)展。但是他不需要知道起重機(jī)是怎么樣千辛萬(wàn)苦地從日本到達(dá)鹽城？也不需要知道為了確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)大家付出了怎么樣的努力？

　　一頁(yè)紙項(xiàng)目管理在未能做出計(jì)劃和過(guò)度計(jì)劃之間游刃有余地穿梭，計(jì)劃只是開始，是通過(guò)終點(diǎn)的一種途徑，但它本身畢竟不是終點(diǎn)。一頁(yè)紙項(xiàng)目管理展示了如何對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的管理，但并非面面俱到，這一頁(yè)紙將情況詳盡而恰到好處地傳達(dá)給管理者，既保證了快捷又使人易于理解，容易接受。高層管理者不需要，也不想知道這些細(xì)節(jié)，但是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人卻要對(duì)它們了如指掌而且懂得如何去處理它們，因?yàn)樗麄兠靼坠芾碚哒龑?duì)自己的表現(xiàn)拭目以待。

　　一頁(yè)紙項(xiàng)目管理使大家輕而易舉地就看清了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的一舉一動(dòng)，當(dāng)它在項(xiàng)目中發(fā)揮作用的時(shí)候，這些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人便完全暴露在眾目睽睽之下了。

　　一頁(yè)紙項(xiàng)目管理用環(huán)環(huán)相扣的可視圖表與顏色將誰(shuí)是負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)什么？以及負(fù)責(zé)人的變現(xiàn)展示得清清楚楚，高層管理者只需要看一眼這張紙立刻就知道誰(shuí)做得最好，誰(shuí)沒(méi)有完成任務(wù)，這種直觀性使高層管理者更容易地了解項(xiàng)目狀態(tài)及其負(fù)責(zé)人，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)它還是重要的鞭策器。因?yàn)樗麄冎雷约核洚?dāng)?shù)慕巧捅憩F(xiàn)情況會(huì)持續(xù)和隨時(shí)被高層管理者看到的。

　　項(xiàng)目就是完成某事，變行為為結(jié)果。項(xiàng)目的最終目的不是行為，而是成功的完成任務(wù)，OPPM使我們可以方便地與高層管理者就項(xiàng)目情況進(jìn)行有效的溝通，激勵(lì)并確保各項(xiàng)任務(wù)所有者對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)。OPPM通過(guò)一種直觀的方式將項(xiàng)目的幾個(gè)核心要素，例如任務(wù)、目標(biāo)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間、成本（資源）在一個(gè)表格內(nèi)羅列出來(lái)。OPPM的核心價(jià)值在于清晰、直觀、簡(jiǎn)約，打印后只有A4紙大小，便于快速閱讀。

　　任務(wù)。如何做（how），任務(wù)是項(xiàng)目的中心，為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，必須完成任務(wù)。它們是項(xiàng)目的螺母和螺釘，即需要完成的工作的細(xì)節(jié)。

　　目標(biāo)，做什么（what）？為什么要做（why）？目標(biāo)就是遠(yuǎn)景，項(xiàng)目的目的地，目標(biāo)可以是總體的或是具體的。

　　時(shí)間，何時(shí)完成（when）？時(shí)間限度量的是工作應(yīng)該何時(shí)完成，實(shí)際上又是何時(shí)完成的，時(shí)間線可能是彈性的。例如，如果項(xiàng)目被擴(kuò)展了，可能就必須延長(zhǎng)時(shí)間線并增加預(yù)算。

　　成本，花費(fèi)（how much）？項(xiàng)目支出可能有硬性成本，如咨詢成本和機(jī)器成本，也有軟性成本，如項(xiàng)目雇傭的內(nèi)部人員的成本，成本會(huì)記可能很復(fù)雜每個(gè)項(xiàng)目都需要參考專業(yè)會(huì)計(jì)人員的意見。

　　負(fù)責(zé)人，誰(shuí)做項(xiàng)目（who）？任務(wù)的承擔(dān)者是誰(shuí)？這很關(guān)鍵。OPPM使管理層清楚地知道誰(shuí)負(fù)責(zé)哪些任務(wù)，清晰的所屬權(quán)，明確顯示了誰(shuí)應(yīng)該得到嘉獎(jiǎng)以及誰(shuí)需要幫助。一頁(yè)紙項(xiàng)目管理促使項(xiàng)目相關(guān)人以主人翁的立場(chǎng)來(lái)思考和行動(dòng)。

　　一頁(yè)紙的項(xiàng)目管理表格會(huì)在一個(gè)頁(yè)面上呈現(xiàn)以下內(nèi)容，項(xiàng)目的哪些部分是按進(jìn)度進(jìn)行的，哪些部分超前或者落后于進(jìn)度；項(xiàng)目的每個(gè)主要任務(wù)由誰(shuí)負(fù)責(zé)；項(xiàng)目執(zhí)行預(yù)算和滿足目標(biāo)的情況如何？有哪些主要問(wèn)題？目前的總體進(jìn)展如何？此外還要求提供未來(lái)三個(gè)月的預(yù)測(cè)。

　　通常情況下，OPPM 適用于一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目，有多個(gè)任務(wù)組成，有子目標(biāo)和不同的負(fù)責(zé)人，但也可以應(yīng)用于項(xiàng)目集的管理，統(tǒng)一制作。大的OPPM 下面可以從屬很多個(gè)小型的OIPPM.