時間管理法則之二八法則

　　企業(yè)里的一個資深顧問跟后輩聊天，問到：“你覺得手上什么工作與時間管理有關(guān)？”

　　一個人回答：“我覺得和時間管理有關(guān)的，就是每天記錄工作日志。”

　　一個經(jīng)理說：“作為一名團(tuán)隊管理者，我覺得團(tuán)隊一切工作都是與時間管理相關(guān)的，因為一個需要了解如何組織他們的工作時間，而且我作為管理者則必須努力平衡這個角色的管理和實踐時間。每次開展目標(biāo)工作之前，我會對自己和團(tuán)隊的時間做整體規(guī)劃，只有對時間進(jìn)行規(guī)劃，才能進(jìn)一步安排時間、調(diào)整時間、提高時間的利用率?！?p>　　資深顧問：“是的，多數(shù)人都是以點(diǎn)的概念來看待工作，但事實上，許多工作都是以線或面的概念呈現(xiàn)。線是指工作的持續(xù)性，面則是指工作必須與同事或者團(tuán)隊以外的人共同合作進(jìn)行。那么，你的時間分配是怎么樣的呢？”

　　經(jīng)理：“通常情況下，我把50%的時間花在常規(guī)的技術(shù)分析工作上，30%的時間用于溝通交流，其余20%的時間進(jìn)行人員分配。”

　　這種時間分配是否合適呢？從這位經(jīng)理的描述中，可以概括出時間分配定律，整體規(guī)劃時間，關(guān)鍵20%任務(wù)優(yōu)先做，20%的時間用于人員分配，這是最重要的工作，按照80/20原則，20%為最重要的工作，對項目的貢獻(xiàn)高達(dá)80%，花20%的時間做好人員分配的規(guī)劃，提高整個團(tuán)隊效率，達(dá)成目標(biāo)的關(guān)鍵。制定好個人的時間管理規(guī)則，一般包括這些方面：制定以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)、排序工作事項、建立時間日志、預(yù)留可控時間、依據(jù)輕重緩急配置人力。

　　制定以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)，意思就是目標(biāo)要具體的、可衡量的、可達(dá)到的、相關(guān)的、具有時限性的。

　　排序工作事項，在項目的所有工作中，20%最為重要的工作對項目的貢獻(xiàn)高達(dá)80%，另外，80%的貢獻(xiàn)度只有20%，所有要優(yōu)先找到這20%最為重要的工作，并對其進(jìn)行排序。

　　建立時間日志，準(zhǔn)確記錄時間是怎么樣花掉的，并且按照固定的時間周期，根據(jù)自己的工作進(jìn)度，修改自己原先設(shè)定的檢查點(diǎn)和更新點(diǎn)。

　　防患未然，充分預(yù)估可能遇到的意外，制定應(yīng)變的計劃或方案，并且預(yù)留解決問題的時間和一些可控資源。那怎么樣預(yù)留可控的時間呢？一是提前完成計劃中可控部分，二是為整體計劃做一定時間的預(yù)留。但是這樣的預(yù)留不需要告知團(tuán)隊整體人員，避免下屬在執(zhí)行過程中有所依賴。

　　依據(jù)輕重緩急配置人力，根據(jù)項目時間標(biāo)準(zhǔn)要求的高低，有選擇地讓團(tuán)隊成員并行不著急的工作，著急的工作請專人單獨(dú)平行負(fù)責(zé)。