一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表格的建立（上）
創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表格共有十二個(gè)步驟，第一步，書(shū)寫(xiě)標(biāo)題欄。第一步要提供關(guān)于項(xiàng)目的基本信息，寫(xiě)在表格頂部突出的長(zhǎng)方形處，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目完成日期等。
項(xiàng)目名稱是一個(gè)高層在瀏覽時(shí)經(jīng)常會(huì)看到的名字，你應(yīng)該把最重要的引導(dǎo)意向在名稱中清晰的顯示出來(lái)。例如項(xiàng)目名稱“Q3完成5000個(gè)在線訂單的項(xiàng)目”，就比Q3在線訂單項(xiàng)目要清晰的多。
項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)一般是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，而不是指導(dǎo)、顧問(wèn)或是組織內(nèi)全職員工之外的任何人。作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，良好的溝通能力非常重要，有的人在老板辦公室應(yīng)對(duì)自如，他們擅長(zhǎng)向上交流。有的人擅長(zhǎng)和同級(jí)的同事交流，但是一和公司高層領(lǐng)導(dǎo)打交道就如臨大敵，還有些人擅長(zhǎng)激勵(lì)下屬，但卻不知道應(yīng)該怎么樣和上級(jí)、平級(jí)同事交流。作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該和他人進(jìn)行坦誠(chéng)的溝通，實(shí)話實(shí)話。
項(xiàng)目目標(biāo)無(wú)非就是為什么你要完成這個(gè)項(xiàng)目，你想從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么？把項(xiàng)目目標(biāo)記錄下來(lái)，才能確保每個(gè)人都知道這個(gè)目標(biāo)而且獲得一致的認(rèn)可。記錄項(xiàng)目目標(biāo)一定要簡(jiǎn)潔精練，闡明項(xiàng)目目標(biāo)并不是你作為項(xiàng)目管理者一人就能完成的事，應(yīng)該由項(xiàng)目關(guān)系人來(lái)做。這些人包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提高基金的高層管理者，還有從項(xiàng)目中獲益的任何人。如果我們沒(méi)有讓這些人參與進(jìn)來(lái)，那么很有可能確定下來(lái)的項(xiàng)目目標(biāo)，是他們接受不了的。
在總裁辦公室里，下屬對(duì)總裁說(shuō)：“埃里克，SG的項(xiàng)目不能趕在年底之前完成了，時(shí)間實(shí)在太緊了，現(xiàn)在還只是在編程設(shè)計(jì)階段，離交付還有很大一段距離。”
總裁訓(xùn)斥道：“項(xiàng)目都已經(jīng)進(jìn)行三個(gè)月了，你現(xiàn)在才來(lái)和我說(shuō)項(xiàng)目不能如期完成，你看看你自己做的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表格，你的項(xiàng)目完成日期是怎么定的，如果你不能如期完成，為什么當(dāng)時(shí)不提出來(lái)。”
艾瑪：“我~我當(dāng)時(shí)也是抱著試一試的心態(tài)。”
總裁：“你的項(xiàng)目完成日期一旦寫(xiě)入了項(xiàng)目管理表格，就是一錘定音的東西了，你就要堅(jiān)持下去?！?p> 項(xiàng)目成員能否在項(xiàng)目完成日期內(nèi)完成項(xiàng)目，在很大的程度上是評(píng)判業(yè)績(jī)好壞的一個(gè)根據(jù)。權(quán)力部門可能會(huì)給我們的項(xiàng)目設(shè)定一個(gè)日期，但這并不意味著我們就要盲目地同意，我們應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行徹底的研究之后，再確定設(shè)定的日期是否現(xiàn)實(shí)，如果缺乏可行性，就應(yīng)該說(shuō)清理?yè)?jù)，重新調(diào)整完成日期。
第二步，列出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名。這一步驟主要是確定有哪些項(xiàng)目成員，誰(shuí)會(huì)參與項(xiàng)目，項(xiàng)目各部分的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)？將在項(xiàng)目中需要出現(xiàn)的各個(gè)成員姓名寫(xiě)進(jìn)OPPM中，請(qǐng)注意，如果成員過(guò)多，那么只要寫(xiě)進(jìn)重點(diǎn)成員或小組負(fù)責(zé)人的姓名。如果名字過(guò)多則會(huì)導(dǎo)致“責(zé)任分散效應(yīng)”。
責(zé)任分散效應(yīng)也稱旁觀者效應(yīng)，是指對(duì)某一件事來(lái)說(shuō)，如果是單個(gè)個(gè)體被要求單獨(dú)完成任務(wù)，責(zé)任感就會(huì)特別強(qiáng)，會(huì)作出積極的反應(yīng)；但如果是要求一個(gè)群體共同完成任務(wù)，群體中的每個(gè)個(gè)體的責(zé)任感就會(huì)很弱，面對(duì)困難或遇到責(zé)任往往會(huì)退縮，因?yàn)榍罢擢?dú)立承擔(dān)責(zé)任，后者期望別人多承擔(dān)責(zé)任。責(zé)任分散的實(shí)質(zhì)就是人多不負(fù)責(zé)，責(zé)任不落實(shí)。
項(xiàng)目的成功很大的程度上都是取決于這些負(fù)責(zé)人，如果他們有事可做，辦事效率高，并且積極主動(dòng)，那么這個(gè)項(xiàng)目的成功率就非常高。
第三步，創(chuàng)建矩陣。矩陣的創(chuàng)建應(yīng)該是項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)的對(duì)話中實(shí)現(xiàn)的，矩陣是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，它連接項(xiàng)目的所有基礎(chǔ)元素，并將這些所有的元素傳遞給項(xiàng)目相關(guān)人員。具體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該集合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員共同探討怎樣處理項(xiàng)目？作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)向團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行項(xiàng)目綜述，再大致的討論矩陣的各個(gè)方面，創(chuàng)建目標(biāo)、主要項(xiàng)目任務(wù)、目標(biāo)日期和預(yù)算等。
第四步，確定項(xiàng)目子目標(biāo)。組建團(tuán)隊(duì)之后，就到了將項(xiàng)目分解為子目標(biāo)的時(shí)候了，這些目標(biāo)是完成表頭規(guī)定的總目標(biāo)所必須的，目標(biāo)個(gè)數(shù)不應(yīng)超過(guò)3個(gè)或4個(gè)。例如在一個(gè)價(jià)值五千萬(wàn)美元的配送中心項(xiàng)目中，有3 個(gè)目標(biāo)，一是完成大樓的建造；二是使配送中心的系統(tǒng)可以運(yùn)行；三是培訓(xùn)部署中心的人員。這些子目標(biāo)附屬于整體目標(biāo)，具體來(lái)說(shuō)，這些子目標(biāo)具有以下特征：具體而非籠統(tǒng)、不過(guò)度復(fù)雜、具備可測(cè)量性可驗(yàn)證性、程度適當(dāng)、有挑戰(zhàn)性、現(xiàn)實(shí)可行性、資源范圍內(nèi)、與有效資源或預(yù)測(cè)資源一致、與組織規(guī)劃方針和程序一致。
一般來(lái)說(shuō)，有三個(gè)變量會(huì)影響項(xiàng)目子目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，它們分別是時(shí)間，資源和項(xiàng)目范圍其中時(shí)間是指完成項(xiàng)目所涉及到的各個(gè)步驟以及完成整個(gè)項(xiàng)目所需要的時(shí)間。資源是指在我們支配下完成項(xiàng)目所需要的資源，通常最重要的資源是人力資源和財(cái)力。而項(xiàng)目范圍說(shuō)明了消費(fèi)者是誰(shuí)，為他們生產(chǎn)的最終可交付成果以及評(píng)價(jià)這些可交付成果是否令他們滿意的標(biāo)準(zhǔn)。如果這三個(gè)變量中的一項(xiàng)失去了平衡，就會(huì)使整個(gè)項(xiàng)目難以推進(jìn)，好的目標(biāo)應(yīng)該是簡(jiǎn)單、直接、一語(yǔ)中的，易于理解的。