一頁紙項(xiàng)目管理表格的建立流程

　　第五步，填寫主要任務(wù)。任務(wù)是指完成項(xiàng)目所需要的必須做的事，一般主要任務(wù)最多只能填寫20項(xiàng)，如果過多，則需要拆成不同的項(xiàng)目或子項(xiàng)目去執(zhí)行。例如，在一頁紙項(xiàng)目管理的協(xié)助下，我們把開發(fā)手機(jī)軟件這樣一項(xiàng)大任務(wù)切分成幾個小任務(wù)，如確定軟件計劃，需求分析和定義，軟件設(shè)計，軟件實(shí)現(xiàn)，軟件測試，軟件運(yùn)行和維護(hù)等。每項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)該明確化，以便和其他任務(wù)區(qū)分開，如果我們連一項(xiàng)任務(wù)在哪里結(jié)束，另一項(xiàng)任務(wù)又是從哪里開始都說不清楚，那么就更沒有辦法分清權(quán)限范圍了。其次，任務(wù)進(jìn)程應(yīng)該具有可測量性，這樣才能在一頁紙上記錄下它們的進(jìn)度并作出報告。項(xiàng)目的每個報告期控制兩到三個任務(wù)是比較合適的，例如開發(fā)手機(jī)軟件的項(xiàng)目需要十個月，那么大約有二十個任務(wù)，每個月報告兩個任務(wù)，如果需要十六個月，那么就約有32個任務(wù)是比較合適的。從另一個角度來說，任務(wù)細(xì)分得太細(xì)也不好，盡量將完成任務(wù)的時間控制在項(xiàng)目總時間的一半以內(nèi)。比如說，如果項(xiàng)目周期是半年，也就是6個月，那么至少要有三個任務(wù)。

　　第六步，確定子目標(biāo)與主要目標(biāo)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。在這一步驟中，要確保任務(wù)清單上的所有任務(wù)完成時就能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，當(dāng)檢查任務(wù)和目標(biāo)時，保證它們相互匹配非常重要，所有任務(wù)都至少對應(yīng)一個目標(biāo)，有些任務(wù)可以對應(yīng)多個目標(biāo)。例如你有4項(xiàng)子目標(biāo)，13項(xiàng)主要任務(wù)，它們的關(guān)聯(lián)關(guān)系用空心圈來表示。第1、2、3項(xiàng)主要任務(wù)和第一個子目標(biāo)“訂單抓取”有著直接關(guān)聯(lián)關(guān)系，于是它們之間的匯合表格子被畫上了空心圈。檢查任務(wù)與目標(biāo)之間的對應(yīng)關(guān)系，通常可以發(fā)現(xiàn)不一致或疏漏問題。這個過程并不是一次完成就一勞永逸，在構(gòu)建OPPM的過程中，每一步都應(yīng)該重新評估先前的步驟，并嘗試不斷改進(jìn)，逐一確認(rèn)任務(wù)可能會揭示遺漏的目標(biāo)，這種漸進(jìn)式的完善將提高計劃質(zhì)量，也能夠增強(qiáng)OPPM的溝通能力。

　　第七步，確定項(xiàng)目的時間線。在確定時間記錄的頻率時，首先要估算項(xiàng)目總的時間范圍，然后將時間線分成可測量的時間塊。例如每兩周、每月、每兩個月、每三個月等。但是從經(jīng)驗(yàn)看，每月一次的情況是最多的，每個周期的長度不一定完全相同，對于任務(wù)的時間，必須和每一個與之有關(guān)并對此負(fù)責(zé)人的人商量，必須完全征得團(tuán)隊的同意，讓他們認(rèn)為這樣做是可行的而且他們愿意履行和實(shí)現(xiàn)它。時間線一旦確定，就必須嚴(yán)格執(zhí)行。

　　第八步，使任務(wù)和時間相關(guān)聯(lián)。使任務(wù)和時間安排相一致或者相關(guān)聯(lián)，首先確定每項(xiàng)任務(wù)所需要的時間，然后在任務(wù)旁邊的格子里面畫上一個空圈圈，表示每項(xiàng)任務(wù)的開始、長度和完成日期。例如，如果任務(wù)所需要的時間為七個月，時間塊按月增量劃分，那么這項(xiàng)任務(wù)的旁邊就會有七個圓圈。每完成一項(xiàng)任務(wù)，圓圈將被涂為實(shí)心圓點(diǎn)，。

　　第九步，確定項(xiàng)目成員和工作任務(wù)的關(guān)系。任務(wù)通常只有一個承擔(dān)者，超過三個承擔(dān)者的任務(wù)是很少見的，不管每項(xiàng)任務(wù)有幾個承擔(dān)者，都必須設(shè)定承擔(dān)者之間的優(yōu)先次序，每個任務(wù)一般只有一個主要的承擔(dān)者。

　　OPPM上的字母A指明該承擔(dān)者是主要承擔(dān)者，次要承擔(dān)者用B表示，隸屬于次要承擔(dān)者的人則用C表示。如果一位負(fù)責(zé)人對某項(xiàng)任務(wù)負(fù)有主要責(zé)任，那么橫行和豎行的交叉處就是A，以此類推，次要負(fù)責(zé)人為B，如果還有第三個負(fù)責(zé)人，那他就是C。誰承擔(dān)什么任務(wù)是通過團(tuán)隊成員之間的協(xié)商確定的。項(xiàng)目經(jīng)理起領(lǐng)導(dǎo)作用，在必要時進(jìn)行調(diào)解。工作中難免有些人會抱怨工作量太大或是其他人不配合自己，或是編造其他的借口；還有些人會責(zé)備別人或是一旦有了錯誤就把責(zé)任推到其他人身上。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你不能對此束手無策，你必須讓項(xiàng)目成員明白，一旦決定承擔(dān)某些任務(wù)，他就要負(fù)責(zé)到底，不管怎樣都不能找借口或有任何怨言。

　　第十步，記錄沒辦法用時間標(biāo)記的任務(wù)。在一頁紙項(xiàng)目管理中，每項(xiàng)任務(wù)總會有幾個部分在時間線上難以做出定量分析，在項(xiàng)目中，有些任務(wù)可能貫穿始終，可能與第三方有關(guān)，但卻無法跟隨整個項(xiàng)目的時間線。例如“可用性測試滿意度最終達(dá)到90%”，那么就記錄在下表的位置，同樣，你需要負(fù)責(zé)人對此負(fù)責(zé)。

　　第十一步，記錄成本。預(yù)算與在其上方的目標(biāo)日期這兩者之間并沒有直接聯(lián)系，事實(shí)上，預(yù)算是被孤立地放在那里的，目的只是讓管理者能夠迅速了解特定時間里的預(yù)算是多少，預(yù)算的處理很簡單，它使用條形圖表示，簡單直接，預(yù)算的每個部分都有一個條形圖，當(dāng)一個部分在預(yù)算內(nèi)時，用綠色表示，當(dāng)超預(yù)算但可修復(fù)時，用黃色表示，當(dāng)超預(yù)算且不可修復(fù)時，用紅色表示。這一步工作應(yīng)該和會記部門一起來畫這些線條以確保這些資料的準(zhǔn)確無誤。

　　最后一步，寫下摘要和下一步計劃。中央矩陣的最下方，寫入本次OPPM的摘要和下一步行動計劃或項(xiàng)目發(fā)展預(yù)測，摘要是用來向管理者解釋那些沒有在項(xiàng)目管理者的一頁紙里說清楚的事，回答在一頁紙中所暴露的問題，而不是解釋圖表本身。如為什么工作落后于安排？為什么超出了預(yù)算？為什么這個圓圈沒有畫在它該畫的地方？為什么那條線是黃的而不是綠的？在回答了這些問題后，就要說清楚下一步的工作預(yù)測與計劃，這里要盡量做到簡潔而全面，通過以上進(jìn)度，預(yù)計什么時候可以完工？可能造成什么樣的項(xiàng)目影響？處理完初始表格就需要在項(xiàng)目進(jìn)行過程中對項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)施跟進(jìn)了。